Kundenes forventninger til service øker stadig, og en effektiv telefontjeneste er avgjørende. I tillegg blir det mer vanlig med en distribuert og mobil arbeidsstyrke.
Et bedriftsnett er den ideelle løsningen da det muliggjør profesjonelt og sømløst samarbeid blant ansatte, uansett hvor de er lokalisert. Dette sikrer at bedriften opprettholder kontakten med kundene og unngår at de blir oversett, noe som bidrar til å forhindre at kunder søker mot konkurrentene.
Dette får du med bedriftsnett
Tradisjonelt ble sentralbordet assosiert med resepsjonen i bedrifter, men moderne bedriftspraksis har endret dette.
I dag kan hvem som helst, hvor som helst, håndtere telefonsamtaler og enkelt dirigere samtaler til rett person eller avdeling, uten behov for kunder å vente unødvendig lenge. Dette oppnås gjennom bruk av mobile sentralbordsløsninger som tillater oppsett av menyer, som guider innringerne til riktig destinasjon uten å måtte kontakte en resepsjonist først.
Videre kan automatiske meldinger konfigureres for å informere om for eksempel åpningstider utenom vanlig arbeidstid.
Prioriterte VIP-lister kan også implementeres i noen bedriftsnettverk for å sikre at de mest verdifulle kundene blir behandlet med høyeste prioritet, og dermed aldri blir holdt ventende. Samlet sett muliggjør mobile sentralbordsløsninger en smidigere og mer effektiv telefonkundeservice for de ansatte, samtidig som kundeopplevelsen forbedres.
Besøksregistrering kan integreres i bedriftsnettverk. Dette innebærer at besøkende kan registrere seg på et nettbrett i resepsjonen, og at verten automatisk blir varslet via SMS, e-post eller lignende, når gjesten ankommer.
Bedriftskatalog og automatisk oppslag i opplysningstjenester
Mange bedriftsnettverk tilbyr en bedriftskatalog som gir ansatte detaljert informasjon om innringeren og muligheten til å starte en telefonsamtale direkte fra katalogen.
Ansattes tilgjengelighetsstatus kan også synkroniseres fra kalenderen deres, enten direkte eller via integrasjoner. Eksterne telefonsamtaler kan automatisk trekke informasjon fra opplysningstjenester, som for eksempel Gule Sider, for ytterligere effektivitet.
Hovednummer og visningsnummervalg
De fleste bedrifter har et hovednummer som alle inngående samtaler blir videresendt fra. Dette hovednummeret kan beholdes selv ved overgang fra fasttelefon til mobilt bedriftsnett. Videre kan bedriftsnettverk konfigureres til å vise bedriftens hovednummer i stedet for direktnummeret til den enkelte mobiltelefon.
Telefonkø og svargrupper
Telefonkø er en verdifull funksjon for bedrifter med høyt inngående samtalevolum, og bidrar til å forhindre at kunder får opptattsignal og legger på. Svargrupper kan også konfigureres for å ytterligere forbedre effektiviteten ved å koble innringeren med den første ledige personen i den relevante svargruppen. Ansatte kan enkelt administrere sin tilstedeværelse i svargrupper via den mobile appen.
Mobilapp
Mens noen bedriftsnettverk kan brukes via datamaskiner, er mobilappen hjertet av mobil bedriftsnettbruk. Her kan ansatte oppdatere sin tilgjengelighet, sjekke kollegaers status, videresende samtaler, administrere tilstedeværelse i svargrupper, konfigurere visningsnummer og mye mer.
Integrasjon med eksterne løsninger
Avanserte bedriftsnettverk tilbyr integrasjon med eksterne systemer som Outlook eller Google Kalender for automatisk synkronisering av tilgjengelighetsstatus. Andre integrasjoner inkluderer Azure AD Sync, Microsoft Teams og Skype. Bedrifter kan til og med utforme egne integrasjoner, for eksempel med regnskapssystemer for automatisk oppdatering av betalingsstatus.
Rapporter og statistikk
Mange bedriftsnettverk inkluderer rapporterings- og statistikkmoduler for å gi innsikt i innkommende samtaler og behandlingstid, slik at bedriften kan gjøre informerte beslutninger om ressursallokering og kundeserviceforbedringer.
Hvilke funksjoner trenger akkurat din bedrift?
Når du skal ta en beslutning om bedriftsnett, er det avgjørende å opprettholde fokus. Med et bredt spekter av alternativer og imponerende funksjonaliteter tilgjengelig, er det lett å bli distrahert. Men er alle disse funksjonene virkelig nødvendige?
Det er fornuftig å først definere hvilke funksjoner som faktisk er nødvendige før man begynner å se på alternativer. Mange vil oppdage at selv de enkleste systemene kan dekke bedriftens behov, samtidig som de er like brukervennlige som de mer avanserte alternativene.
Budsjett spiller også en viktig rolle i valget av bedriftsnett. Prisforskjellene mellom ulike systemer kan være betydelige, og det er viktig å finne en løsning som passer bedriftens økonomiske rammer.
Ofte stilte spørsmål
Bedriftsnett er en essensiell tjeneste tilgjengelig for mange bedriftsabonnement, som forenkler håndteringen av bedriftens kommunikasjon. En mobil sentralbordsløsning, et hovednummer og en mobilapp med et bredt spekter av funksjonaliteter utgjør typisk kjernen i et moderne bedriftsnett.
En svargruppe defineres som en gruppe av enkeltpersoner som administratoren av bedriftsnettet har angitt for å håndtere spesifikke typer henvendelser. Typiske eksempler på svargrupper inkluderer teknisk support eller regnskapsavdelingen.
Et hovednummer er et sentralt telefonnummer som samler alle innkommende samtaler til en bedrift. Dette gjør det enklere for de som ønsker å kontakte bedriften å vite hvilket nummer de skal ringe. Når en person ringer det hovednummeret, blir de viderekoblet til den relevante personen eller avdelingen som kan håndtere henvendelsen deres.
Rapporter fra bedriftsnettet vil variere noe avhengig av hvilken bedriftsnett-løsning som brukes, men har vanligvis flere formål. Disse rapportene kan brukes til å forbedre kundestøtten ved å gi innsikt i kommunikasjonsmønstre og behovene til kundene.
