Skytjenester og servere for bedrifter

Skytjenester betyr at bedriften leier programvare, lagring eller servere over internett i stedet for å eie og drifte alt selv på kontoret. De fleste små og mellomstore bedrifter bruker allerede skyen gjennom Microsoft 365, der e-post, OneDrive, SharePoint og Teams er skytjenester. Det som ofte står igjen, er filserveren, fagsystemet og serveren som styrer pålogging og skrivere. For dem finnes tre veier: beholde en lokal server, flytte til offentlig sky som Microsoft Azure, eller kombinere de to i en hybrid løsning.

Tidspunktet styres ofte av Microsoft. Windows Server 2016 får sikkerhetsoppdateringer fram til 12. januar 2027, og for Windows Server 2022 avsluttes den ordinære støtten 13. oktober 2026. Microsoft har datasentre i Norge for både Microsoft 365 og Azure, men lagringssted er bare ett av spørsmålene. Datatilsynet påpeker at det skal foreligge en databehandleravtale når en skytjeneste lagrer kundeopplysninger, og NSM anbefaler at avtalen med leverandøren dekker hele livsløpet, også den dagen dere vil ut.

Vi hjelper dere å finne riktig skyløsning for bedriften, flytter filer og servere, og drifter løsningen etterpå med oppdateringer, overvåking og sikkerhetskopi.

En lokal server står i bedriftens egne lokaler. Dere har full fysisk kontroll og når dataene på kontoret selv om internettlinjen er nede. Til gjengjeld har dere hele ansvaret for maskinvare, strøm, kjøling, oppdateringer, sikkerhetskopi og utskifting.

I offentlig sky leier dere kapasitet i en leverandørs datasenter, for eksempel i Microsoft Azure. Dere slipper maskinvaren og betaler for bruken, men blir avhengige av linjen, leverandørens vilkår og at noen følger med på forbruket. En hybrid løsning kombinerer de to, for eksempel ved at brukerkontoene synkroniseres fra den lokale serveren til Microsoft Entra ID, eller ved at en lokal server holder en hurtigkopi av filer som ligger i skyen.

SaaS, PaaS og IaaS forklart enkelt

Datatilsynet deler skytjenester i tre modeller. Med programvare som tjeneste (SaaS) bruker dere leverandørens ferdige program, slik som Microsoft 365. Med plattform som tjeneste (PaaS) kjører dere egne eller innkjøpte applikasjoner på leverandørens plattform. Med infrastruktur som tjeneste (IaaS) leier dere virtuelle servere, lagring og nettverk og styrer operativsystemet selv. Jo nærmere SaaS, jo mer overtar leverandøren. Microsoft understreker likevel at kunden i alle modellene selv har ansvaret for data, enheter, brukerkontoer og tilgangsstyring.

Det lønner seg ofte å flytte filserveren til SharePoint og Teams når innholdet i hovedsak er Office-dokumenter, PDF-er og bilder, og når de ansatte jobber fra flere steder. Filene blir tilgjengelige i Teams, i nettleseren og i Filutforsker gjennom OneDrive, uten VPN. Migration Manager, som ligger i SharePoint-administrasjonssenteret i Microsoft 365, flytter innhold fra filområder til SharePoint, OneDrive og Teams.

Grensene bør sjekkes først. En fil kan være opptil 250 GB, og hele banen med mappenavn og filnavn kan ikke være lenger enn 400 tegn. Microsoft anbefaler å synkronisere høyst 300 000 filer fra ett bibliotek til PC-ene, og lagringsplassen er 1 TB pluss 10 GB per lisens for de fleste abonnementer. Svært mange filer, dype mappestrukturer og programmer som forventer en vanlig nettverksstasjon passer dårligere. Da kan Azure Files, som gir filområder i skyen over de vanlige SMB- og NFS-protokollene, være bedre, gjerne med en lokal hurtigkopi via Azure File Sync.

Microsoft Azure for bedrifter

En virtuell server i Azure passer når et fagsystem krever Windows Server, når brukerne sitter flere steder, eller når dere ikke vil kjøpe ny maskinvare. Microsoft har regionen Norway East med tre tilgjengelighetssoner, altså atskilte grupper av datasentre med egen strøm, kjøling og nettverk, mens Norway West har begrenset tilgang og brukes blant annet til katastrofegjenoppretting. Dere betaler i utgangspunktet etter forbruk, men ved jevn bruk kan en reservasjon på ett eller tre år gi rabatt, ifølge Microsoft på inntil 72 prosent. Windows Server-lisenser med aktiv Software Assurance eller kvalifiserende abonnementslisenser kan brukes i Azure gjennom Azure Hybrid Benefit, og Azure Migrate kartlegger og flytter servere uten egen kostnad for selve verktøyet.

Windows 365 og Azure Virtual Desktop

Skal hele arbeidsflaten ligge i skyen, finnes to varianter. Windows 365 gir hver bruker en skybasert PC til fast pris per måned, og Business-utgaven er laget for bedrifter med opptil 300 brukere. Azure Virtual Desktop kjører i bedriftens eget Azure-abonnement, betales etter forbruk og lar flere brukere dele samme virtuelle maskin.

Windows Server følger Microsofts faste livssykluspolicy. I perioden med ordinær støtte kommer sikkerhetsoppdateringer, og kunden kan be om andre rettelser. I perioden med utvidet støtte kommer bare sikkerhetsoppdateringer, og etter det kommer ingen oppdateringer uten betalte Extended Security Updates (ESU). Microsoft har varslet ESU også for Windows Server 2016 via Azure Arc, men omtaler det som en overgangsløsning. For Windows Server 2012 R2 går den siste ESU-perioden ut i oktober 2026.

Migrering steg for steg

• Kartlegg. List opp servere, roller, fagsystemer, datamengde og hvem som bruker hva.
• Velg mål per tjeneste. Filer til SharePoint eller Azure Files, fagsystemer til Azure eller ny lokal server, pålogging til Microsoft Entra ID.
• Rydd før flytting. Arkiver gamle filer, kort ned for lange filbaner og stram inn tilgangene.
• Test. Flytt én avdeling eller en kopi av fagsystemet først, og få leverandøren av fagsystemet til å bekrefte at oppsettet støttes.
• Flytt. Gjennomfør hovedflyttingen utenom arbeidstid og sett den gamle serveren i skrivebeskyttet modus en periode.
• Avslutt ryddig. Oppdater dokumentasjon og sikkerhetskopi, og slett data fra gammel maskinvare før den kastes eller leveres tilbake.

Lagrer bedriften personopplysninger i en skytjeneste, er leverandøren databehandler. Datatilsynet påpeker at det da skal foreligge en databehandleravtale, og at det samme gjelder mellom leverandøren og dens underleverandører. All overføring av personopplysninger ut av EØS krever et særskilt grunnlag. Til land med en såkalt adekvansbeslutning kan opplysninger overføres uten ekstra tiltak. For USA gjelder det bare virksomheter som er sertifisert under EU-U.S. Data Privacy Framework.

Servere i EØS løser ikke alt. Datatilsynet skriver at tilgang til personopplysninger, også fjernaksess fra supportpersonell i et land utenfor EØS, kan være en overføring, og at leverandører som er underlagt lovgivning i et tredjeland, krever en grundigere vurdering. Kryptering der leverandøren ikke har nøkkelen, kan være et praktisk tiltak. Microsoft oppgir at Norge er en egen lokal region for Microsoft 365 med datasentre i Oslo og Stavanger, og at EU-datagrensen for Microsoft 365 og Azure omfatter EU og EFTA, også Norge. Microsoft skriver samtidig at enkelte data i begrensede tilfeller fortsatt overføres ut av grensen.

Råd fra Digdir og NSM

Digitaliseringsdirektoratet og DFØ laget i 2022 veiledningen «Hvordan bruke skytjenester etter Schrems II». Den er skrevet for offentlig sektor, men gjennomgangen av standardavtaler og risiko er nyttig også for private bedrifter. Datatilsynet var uenig i deler av den, blant annet om risikovurdering ved overføringer og om hva som regnes som en overføring. NSM anbefaler at virksomheter som setter ut IT-drift eller tar i bruk skytjenester, har god bestillerkompetanse, gjør risikovurderinger og stiller krav som kan etterprøves. Kontrakten bør dekke hele livsløpet, også tilbakeføring av tjenesten og sletting av data når avtalen avsluttes. NSM understreker at sikkerhetstiltakene trengs uansett hvem som drifter tjenesten.