Møterom og Microsoft Teams Rooms for bedrifter

Et møterom trenger fire ting for gode Teams-møter: et kamera som fanger alle rundt bordet, mikrofoner og høyttalere som dekker hver plass, en skjerm som er stor nok for rommet, og en stabil nettforbindelse. I Microsofts planleggingsmal for Teams Rooms er fokusrom beregnet på 2–4 personer, små rom på 4–6, mellomstore rom på 6–12 og store rom på 12–16 personer. Utstyret bør stå på Microsofts liste over sertifiserte enheter, og hvert Teams Rooms-system trenger en egen lisens. Teams Rooms Basic er gratis for inntil 25 rom, mens Teams Rooms Pro koster 406,60 kroner per rom per måned eksklusiv mva. med årlig betaling, ifølge Microsofts norske produktside 26. september 2026.

Et Teams Rooms-system er en fast møteromsløsning der rommet selv er logget inn i Teams med en egen konto. Møtet startes med ett trykk på en berøringsskjerm (konsoll) på bordet, uten at noen må koble til sin egen PC. Alternativet er et BYOD-rom (bring your own device), der deltakerne kobler sin egen bærbare maskin til kamera, lyd og skjerm i rommet. Begge deler kan være riktig. Det avgjørende er at valget gjøres bevisst for hvert rom, at rommene settes opp etter en felles standard, og at noen har ansvar for oppdateringer og feilretting etter at utstyret er montert.

Nedenfor går vi gjennom romtyper og utstyr, valget mellom Windows, Android og BYOD, lisensene, booking og krav til nettet. Til slutt beskriver vi hvordan vi jobber fra første samtale til rommet er i drift.

Microsoft anbefaler å starte med en oversikt over størrelse, antall plasser, bruk og dagens utstyr i alle møterom. Deretter lages én standard per romtype, som brukes som mal for innkjøp og montering. I planleggingsveiledningen for Teams Rooms bruker Microsoft fire romtyper med mål oppgitt i fot. Vi har regnet dem om til meter i tabellen.

Målene er eksempler, ikke krav, og kildene er ikke helt samstemte. Microsofts liste over sertifiserte Android-enheter bruker andre mål for de samme romtypene: fokusrom 2,4 × 2,4 meter, lite rom 4,5 × 4,5 meter, mellomstort rom 4,5 × 6 meter og stort rom 4,5 × 8,5 meter. Det som avgjør, er derfor den dekningen produsenten oppgir for kamera og mikrofoner, sammenholdt med målene på deres rom.

Lyd, bilde og selve rommet

Lyden er det som oftest svikter. Microsoft skriver at rommet bare skal ha én lydkilde, og at mikrofoner og høyttalere skal dekke alle plasser. Alt-i-ett-enheter, ofte en videobar med kamera, mikrofoner og høyttaler i samme enhet, passer i mindre rom der deltakerne sitter nær utstyret. I større rom skilles mikrofoner og høyttalere for å nå alle. Kameraet må ha et synsfelt som fanger hele bordet, og i store rom brukes ofte kameraer som følger den som snakker. Et Teams Rooms-system kan ha inntil to skjermer foran i rommet, og Microsoft anbefaler to skjermer i mellomstore og store rom.

Rommet teller også. For sine mest avanserte møterom anbefaler Microsoft akustisk behandling av minst to vegger, gardiner eller persienner som kan stenge ute dagslys, og jevnt lys i taket uten gjenskinn i skjermene. Rådene er gode for alle rom med kamera.

Teams Rooms finnes på to plattformer. På Windows består systemet av en liten datamaskin med Windows 11 og en berøringskonsoll på bordet, og kamera, mikrofoner og høyttalere kobles til som egne enheter. På Android er løsningen som regel en integrert enhet der det meste er bygget inn, med en konsoll koblet til over nettverket eller USB. Microsoft beskriver valget som et spørsmål om hva som passer rommet best, et modulært system eller en integrert enhet.

Kjernefunksjonene er de samme på begge plattformene, blant annet ett-trykks-start, møte-ID, deling av innhold og deltakelse i Zoom- og Webex-møter som gjest. Microsoft skriver samtidig at nye funksjoner kan komme til Windows før Android. Tabellen viser noen av forskjellene i Microsofts funksjonsoversikt.

Sertifisering og levetid

Microsoft publiserer lister over sertifiserte systemer og tilbehør på Microsoft Learn. Sertifiseringen gjelder maskinvaredesign og ytelse. Den vurderer ikke hvilke funksjoner som støttes, så funksjonslisten må sjekkes i tillegg. For Android-enheter styres sertifiseringen av Android-versjonen. Enheter med Android 10 og 11 mistet sertifiseringen 3. september 2026, og Microsofts støtte for Teams-appen på dem varer til 3. september 2027. For Android 12 og 13 gjelder sertifiseringen til 15. august 2028. Sjekk derfor Android-versjon og dato før dere kjøper, også når utstyret er på tilbud.

Teams Rooms eller BYOD-rom?

I et BYOD-rom står kamera, mikrofon og skjerm fast i rommet, mens møtet kjøres i Teams på deltakerens egen PC, koblet til med én kabel eller en dokkingstasjon. Det passer godt i fokusrom og små rom, og er rimeligere å komme i gang med. Ulempen er at møtet er avhengig av den som kobler til. Microsoft skriver selv at slike løsninger ikke gir samme brukervennlighet som et fast Teams Rooms-system, men beskriver BYOD-rom som et akseptabelt mellomsteg. BYOD-rom kan få egen romkonto og bookes i Outlook, og med minst én Pro- eller Teams Shared Device-lisens i organisasjonen kan de følges opp i Microsofts administrasjonsportal for møterom.

Alle delte møteromsenheter trenger en Teams Rooms-lisens. Microsoft presiserer at vanlige brukerlisenser for Microsoft 365 ikke kan brukes på delte møteromsenheter. Lisensen tildeles ressurskontoen som rommet logger inn med.

Teams Rooms Basic er gratis og dekker kjernefunksjonene booking, møtestart, deling av innhold og Whiteboard. En organisasjon kan ha inntil 25 Basic-lisenser, og hver lisens gjelder ett sertifisert system. Basic kan ikke brukes på Teams-panel. Lisensen hentes i administrasjonssenteret for Microsoft 365, der Microsoft ber om betalingsinformasjon selv om det ikke trekkes noe.

Teams Rooms Pro har ingen grense for antall rom og legger blant annet til chat i møtet, visningen Front row, stort galleri med inntil 50 videobilder, to skjermer, flere kameraer, AI-basert støydemping og innsjekking med Teams-panel. Lisensen omfatter også Intune, Microsoft Entra ID P1, Microsoft Defender for Endpoint Plan 2 og Teams Phone Standard. Microsofts norske produktside oppgir 406,60 kroner per rom per måned eksklusiv mva., betalt årlig, og årsabonnementet fornyes automatisk.

For mange små bedrifter holder Basic i de første rommene. Pro blir aktuelt når bedriften passerer 25 rom, vil ha to skjermer eller flere kameraer, trenger Teams-panel med innsjekking eller ønsker fjernstyring og varsler fra ett sted.

Hvert Teams Rooms-system trenger en egen ressurskonto, det vil si en romkonto med postboks i Exchange Online som rommet logger inn med. Det er denne kontoen de ansatte inviterer når de booker rommet. Når kontoen opprettes i administrasjonssenteret, godtar den som standard invitasjoner automatisk, tillater gjentakende møter, har et bookingvindu på 180 dager og en maksimal møtelengde på 24 timer. Tre innstillinger krever ekstra oppmerksomhet. Standard tidssone for ressurskontoer er Pacific Standard Time og må endres til norsk tid. Passordet må settes til aldri å utløpe, ellers blir rommet logget ut. Og kalenderen må beholde teksten i invitasjonen, fordi Teams Rooms trenger den for å vise bli med-knapp til Zoom- og Webex-møter.

Microsoft anbefaler sterkt at Teams Rooms kobles til kablet nett, og oppgir 10 Mbit/s opp og ned per rom som anbefalt kapasitet. Enheten må nå Microsofts tjenester gjennom brannmuren, og den støtter ikke proxy som krever pålogging. Krav til forsinkelse, jitter og pakketap for Teams står i vår guide til nettverk og Wi-Fi for bedrifter. Trenger kontoret nye svitsjer (på engelsk switch), aksesspunkter eller prioritering av trafikk, ser vi det i sammenheng med nettverk og Wi-Fi som tjeneste.

Slik unngår dere at hvert rom får sitt eget oppsett

Vi lager én standard per romtype: samme utstyrsfamilie, samme plassering av konsoll og skjerm, samme navnestandard på romkontoene og samme innstillinger. Microsoft anbefaler for eksempel et felles prefiks på alle romkontoer. På Windows kan innstillingene styres sentralt fra Pro-portalen eller med en felles konfigurasjonsfil, og på Android med konfigurasjonsprofiler i administrasjonssenteret for Teams. Med Pro-lisens har portalen også en egen funksjon for romstandarder og romplanlegging. En hurtigguide ved konsollen og en fast kontaktperson for feil gjør resten.