Kort oppsummert: Med åpningstider og talemeldinger i sentralbordet styrer du hva som skjer med anrop til ulike tider – hvem som svarer i åpningstiden, hvilken beskjed kunden får utenom, og hva som skjer på helligdager. Det gir kundene en profesjonell opplevelse og sørger for at ingen henvendelser bare forsvinner.
Hvorfor er åpningstider og talemeldinger viktig?
Uten styring ringer telefonen bare ut når ingen er tilgjengelig, og kunden vet ikke om noen kommer til å svare. Med åpningstidsstyring og gode talemeldinger møter bedriften kunden også når dere ikke kan ta telefonen – og reduserer tapte anrop.
Hva du kan sette opp
- Åpningstider – definer når telefonene skal besvares, per dag og eventuelt per avdeling.
- Talemelding i åpningstid – en velkomstbeskjed før kunden settes i kø eller til en svargruppe.
- Talemelding utenom åpningstid – informer om når dere er tilbake, og gi alternativer.
- Helligdager og avvik – egne regler for røde dager, ferie og møter.
- Tastevalg – la kunden velge avdeling selv med en talemeny.
- Beskjed og viderekobling – la kunden legge igjen beskjed eller bli viderekoblet til en vakttelefon.
Slik setter du det opp
I et moderne sentralbord for bedrift gjøres alt dette i en nettportal, uten fysisk utstyr. Du legger inn åpningstidene, laster opp eller spiller inn talemeldingene, og bestemmer hva som skal skje i og utenom åpningstid. Endringene trer i kraft med en gang, så det er enkelt å justere ved for eksempel en fridag eller et arrangement.
Tips til en god talemelding
Hold den kort og tydelig: si hvem bedriften er, at henvendelsen er viktig, og hva som skjer videre (kø, tastevalg eller beskjed). Utenom åpningstid bør meldingen si når dere er tilbake og hvordan kunden kan nå dere. Unngå lange meldinger som gjør at kunden legger på.
Ofte stilte spørsmål
Trenger vi eget utstyr for å styre åpningstider?
Nei. I et mobilt eller skybasert sentralbord styres alt i en nettportal.
Kan vi endre åpningstidene raskt, for eksempel ved en fridag?
Ja. Endringer i åpningstider og talemeldinger trer normalt i kraft med en gang.
Hva skjer med anrop utenom åpningstid?
Kunden får en talemelding, og kan for eksempel legge igjen beskjed eller bli viderekoblet.
Sist oppdatert: 22. juli 2026.
