Kundenes forventninger til service øker kontinuerlig, spesielt når det gjelder telefonstøtte og kundeservice, og dette utgjør en vesentlig del av kunders opplevelse. Samtidig ser vi en økende trend med distribuerte og mobile arbeidsstyrker.
Et bedriftsnett er en åpenbar løsning, da det tillater de ansatte å samarbeide effektivt om kundekontakt uavhengig av hvor de befinner seg. Dette sikrer at bedriften unngår at kunder blir oversett, samtidig som kundene blir ivaretatt på en best mulig måte.
Her skal vi se nærmere på de viktigste funksjonene du får dersom du bestiller et bedriftsnett.
Hva inkluderes i et bedriftsnett?
Mobilt sentralbord
Sentralbord har tradisjonelt sett vært knyttet til en resepsjon, men denne praksisen er nå forbi for mange norske selskaper. I dag kan hvem som helst, hvor som helst, besvare telefoner og dirigere anropene til rett person eller avdeling, slik at kundene slipper å vente.
Meny
Det er også mulig å opprette menyvalg, slik at innringerne kan nå fram til riktig person eller avdeling uten å måtte snakke med en resepsjonist først. I tillegg kan automatiske meldinger settes opp, for eksempel for å informere om bedriftens åpningstider hvis noen ringer etter stengetid.
Noen bedriftsnett kommer dessuten med funksjoner for å opprette VIP-liste over personer som automatisk prioriteres av systemet, slik at de mest verdifulle kundene aldri må vente. Alt i alt bidrar mobile sentralbordsløsninger til å gjøre kundeservicen smidigere og enklere for de ansatte, samtidig som kundeservicen oppleves som bedre for kundene.
Full oversikt
Besøksregistrering kan også integreres i enkelte bedriftsnett. Dette betyr at en besøkende for eksempel kan registrere seg på et nettbrett i lobbyen. Personen som venter på besøket vil deretter automatisk få beskjed via SMS, e-post eller lignende om at gjesten har ankommet. Med andre ord vil bedriften oppnå full oversikt med et bedriftsnett.
Bedriftskatalog
En bedriftskatalog som gir en oversikt over alle ansatte er en vanlig funksjon i et bedriftsnett, og dette gir mulighet til å få mer informasjon om den som ringer. De ansatte har vanligvis muligheten til å angi om de er opptatt eller tilgjengelige på telefonen, slik at sentralbordet til enhver tid kan vite om samtaler skal settes over eller ikke.
Tilgjengelighetsstatusen til de ansatte kan hentes direkte fra en kalender ved hjelp av integrasjoner. For eksterne samtaler kan bedriftsnett ofte automatisk innhente informasjon fra en opplysningstjeneste.
Hovednummer
Mange bedrifter benytter allerede et hovednummer som en operatør videresender samtaler fra, og dette kan man fortsette med ved bruk av et bedriftsnett. Det er også mulig å beholde bedriftens hovednummer selv om man går fra fasttelefon til et mobilt bedriftsnett.
Det er ikke alltid hensiktsmessig at mottakeren ser direktnummeret til telefonen som ringer fra bedriften. Derfor har de fleste bedriftsnett muligheten til å vise det nummeret som ringer som hovednummeret til bedriften, i stedet for direktenummeret til den mobile telefonen som ringer.
Telefonkø/Svargrupper
Telefonkøer kan være avgjørende hvis bedriften mottar mange henvendelser, da det hindrer at kunder opplever opptattsignal og eventuelt legger på, i stedet for å vente på sin tur. For å effektivisere denne prosessen, kan mange bedriftsnettverk nå konfigureres med svargrupper.
Dette innebærer for eksempel at en kunde automatisk blir satt over til en svargruppe basert på et valg i en tastemeny. I svargruppen vil innringeren bli koblet sammen med den første tilgjengelige personen i den relevante svargruppen.
Bedriftsnett-app
Mens mange bedriftsnettverk også kan tilgås via datamaskiner, er den mobile appen selve hjertet av bedriftsnettet. Det er her de fleste oppgavene utføres, som for eksempel oppdatering av tilgjengelighet, sjekk av kollegers tilgjengelighet, overføring av samtaler, innlogging eller utlogging av svargrupper, innstilling av visningsnummer og en rekke andre funksjoner.
Følg med på statistikk
Mange bedriftsnettverk leveres også med moduler for statistikk og rapporter. Da får du mulighet til å få en grundig oversikt over antall innringinger, identiteten til innringerne og hvordan de blir håndtert av de ansatte.
Hvordan velge beste bedriftsnett?
Bedriftsnett blir gradvis mer utbredt blant mobiloperatørene som tilbyr bedriftsabonnementer, selv om ikke alle har kommet like langt med å tilby denne tjenesten.
Når du velger bedriftsnett, er det viktig å holde tunga rett i munnen. Det finnes mange alternativer å navigere seg mellom, og selv om mange av funksjonalitetene kan virke imponerende, bør du vurdere om det er behov for alle?
Det lønner seg ofte å bestemme hvilke funksjonaliteter man faktisk trenger på forhånd, før man begynner å undersøke alternativene. Mange vil se at selv de enkleste systemene kan dekke bedriftens behov, og samtidig være like brukervennlige som de mer avanserte systemene.
Budsjett er en annen viktig faktor når bedriften skal velge bedriftsnett. Husk at det er relativt store prisforskjeller mellom de ulike bedriftsnettene på markedet.
Ofte stilte spørsmål
Hva er bedriftsnett?
Bedriftsnett er en tjeneste tilgjengelig for mange bedriftsabonnementer som forenkler håndteringen av bedriftens kommunikasjon. En mobil sentralbordløsning, et hovednummer, en mobilapp og statistikk, sammen med mange andre funksjoner, er sentrale komponenter i et bedriftsnett.
Hva er mobilt bedriftsnett?
Mobilt Bedriftsnett gjør det enkelt for de ansatte å besvare innkommende anrop uansett hvor de er. Med sentralbordet på mobilen er du lett tilgjengelig for kundene og unngår dermed tapte anrop. En positiv kundeopplevelse starter med et velfungerende sentralbord.
Hva kan jeg bruke rapporter og statistikk fra bedriftsnett til?
Rapporter fra et bedriftsnett kan variere noe mellom ulike bedriftsnett-løsninger, men de tjener vanligvis flere formål. For det første kan de brukes til å forbedre kundestøtten ved å gi innsikt i hvordan kundeinteraksjoner håndteres. Videre kan de også bidra til å kontrollere kommunikasjonen til bedriften, for eksempel gjennom tilgang til samtalelogger.
